Manual GEScid [Gestión y custodia interna de documentos]

Sistema para el Subdepartamento de Finanzas que controla el flujo de documentos de garantía que ingresar al Servicio de Salud

• Introducción
• Dashboard
• Control
• Bandeja de entrada
• Aprobación de documentos
• Información de un documento
• Custodia
• Recepción documentos
• Documentos en custodia
• Despachar documentos
• Documentos
• Documentos del departamento
• Solicitud de documentos
• Autorizar solicitudes
• Reportes
• Custodia, Entregados y Por vencer
• Arqueo diario
• Búsqueda avanzada
• Ajustes
• Proveedores
• Tipos de documentos
• Motivos

Introducción

El sistema GEScid (Gestión de Custodia y documentación interna de garantía) tiene por objetivo, llevar un control de los documentos de garantía que circulan en el servicio para evitar la perdida de dichos documentos.

 Su funcionamiento parte desde Oficia de Partes, en donde se hace ingreso de los documentos de garantía mediante el sistema PANEL, los que son tomados automáticamente por este sistema. Se ingresan los datos necesarios a GEScid y con ello el resto de departamentos podrán la realizar peticiones de devolución de estos documentos cuando ellos estimen conveniente, con lo anterior los documentos permanecen siempre en la caja fuerte de Custodia sin necesidad de estar en poder de funcionarios a cargo de proyectos.

Este sistema cuenta con un seguimiento de los estados que va tomado cada documento mientras sigue su ciclo de vida al interior del Subdepartamento de Finanzas, por lo que es posible saber que usuario ha hecho alguna acción sobre el documento, como por ejemplo quien hizo el ingreso del documento a Custodia, quien solicita un documento, etc.

Lo anterior permite cumplir el objetivo de que los documentos de garantía no estén repartidos en las distintas dependencias del servicio, obtener un histórico de los estados por los que pasa un documento, registro de usuario que realizan acciones sobre cada documento, generar oficios automáticamente con todos los datos necesarios y obtener multiples reportes.

Múltiples Establecimientos

Este sistema esta preparado para se utilizado en variados establecimientos, tanto de la región como desde otras, por lo que es posible que un usuario realice labores en un "establecimiento Nº1" y "establecimiento Nº2", por lo que al momento de ingresar al sistema deberá seleccionar a cual de dicho establecimientos desea conectarse.

Este sistema cuenta con un cambio de establecimiento, sin necesidad de cerrar sesión, por lo que solo se necesita un usuario y contraseña para poder ingresar a todos los establecimiento y sistemas que se tenga asignado un usuario, lo que cumple la funcionalidad de Login único.

Lo anterior es porque toda la información se encuentra separada por cada establecimiento en donde se utilice el sistema, por lo que no es posible, por seguridad, que otros usuario puedan acceder a la información de otros establecimientos a los que no tenga acceso.

Dashboard

Para acceder a este módulo debemos presiona desde el menú.

Aqui se muestra una pequeña estadística del sistema en formas de tarjetas:

• INGRESOS: Cantidad de documentos ingresados al sistema por Control.
• CUSTODIA: Cantidad de documento en Custodia.
• ENTREGADOS: Cantidad de documentos que han sido despachados desde Finanzas.
• POR VENCER: Cantidad de documentos que se aproxima su vencimiento en el  mes actual.
• VENCIDOS: Cantidad de documentos vencidos a la fecha actual.

También se listan los documentos que están por vencer y los vencidos.

 

Control

Bandeja de entrada

Este modulo es el encargado de recibir los documentos de garantía que se ingresan desde el sistema PANEL en Oficina de Partes. El funcionamiento es el ingreso de los datos faltantes del documento desde la bandeja de Recibidos, donde puede ir pasando por otras bandejas hasta el momento en que se realiza el envió a Custodia.

Bandejas y Filtro

Como se muestra en la imagen anterior existen 5 bandejas y un campo para filtrar por departamento, cada bandeja tiene sus particularidades que se explican a continuación:

• Recibidos: Aquí se listan los documentos de garantía que son ingresados en PANEL y que son clasificados como tal.
• Incompletos: AL ingresar los datos de un documentos es posible dejar campos obligatorios en blanco a modo de un guardado como borrador, estos documentos con información obligatoria incompleta quedan en esta bandeja para completar la información mas adelante.
• Ingresados: Son los documentos a los que se la han ingresado todos los campos obligatorios, pero que no han sido enviados a Custodia para ser recibidos.
• Enviados: Listado de documentos que se han enviado a Custodia para ser recibidos, pero que desde allí aun no se realizado la recepción. Estos documentos saldrán de esta bandeja unicamente cuando desde Custodia se realice la recepción.
• Retornados: Documentos que han sido retornados por algún departamento que, en general, dicho documento no les pertenece. Desde aquí es posible reasignar el documento.

El filtro por Unidad Tiene la misión de filtrar el listado de documentos por el subdepartamento al que fue asignado un documento. Este filtro no funciona para la bandeja de Recepción y tampoco se tomara documentos a los que no se le ha asignado un subdepartamento responsable. También cabe mencionar que este filtro es persistente entre las bandejas, es decir, cuando seleccionemos otra bandeja, después de seleccionar el filtro, dicho filtro se aplicara a la nueva bandeja seleccionada. Es necesario quitar el filtro desde el Filtro por Unidad para ver el listado completo.

Bandeja Recibidos

1. Bandejas de los documentos.
2. Muestra el numero de documentos por recibir.
3. Busca un documento por el folio de un documento, entregado por PANEL.
4. Abre una ventana para ingresar la información de un documento.
5. Permite ver toda la información acerca del documento y la trazabilidad de este (Linea de tiempo de los pasos que ha seguido) Detalle aquí.
6. Descargar el documento en PDF, que fue subido desde Oficina de Partes al sistema PANEL.
7. Filtros y ordenamiento de la tabla que contiene la lista de documentos (Esto aplica para la mayoría de la listas a través del sistema). En la lista se pueden seleccionar los ítems para filtrar la lista presionando "Confirmar", para quitar el filtro debemos pulsar "Reiniciar".

Completar información del Documentos

Al presionar se abrirá una ventana modal donde podrá ingresar los datos necesarios para el ingreso del documento de garantía al sistema GEScid.

Los campos marcados con * son de carácter obligatorio:

1. Número del documento: Se ingresa el numero que tiene el documento de garantía, se permite el ingreso de números y letras.
2. Institución emisora: Ingresar la institución de la cual proviene el documento como por ejemplo un banco o aseguradora.
3. Fecha emisión: Se despliega un calendario para la selección de la fecha de emisión del documento.
4. Fecha de vencimiento: Se despliega un calendario para la selección de fecha.
5. Número de licitación: Numero a la licitación que el documento esta ligado, permite ingresar números, letras y guiones.
6. Tipo de documentos: Despliega opciones ingresadas en "Ajustes -> Tipos de documentos".
7. Motivo: Despliega opciones ingresadas en "Ajustes -> Motivos".
8. Monto: Monto de dinero del documento.
9. RUT: Rut del proveedor al que esta ligado el documento.
10. Consultar: Consulta si el rut ingresado existe como proveedor en el sistema. De no existir permite un ingreso rápido del proveedor.
11. Subdepartamento responsable: Se selecciona el departamento al que pertenece el documento de garantía.
12. Funcionario a cargo del subdepartamento: Jefatura a la cual se le asignara el documento.
13. Observación: Cualquier argumento relevante y necesario que debe ser ingresado para conocimiento de los demás usuarios.
14. Guardar Cambios: Guarda los cambios sin realizar una validación de datos necesario para enviar a custodia.
15. Guardar y Enviar a Custodia: Exige que todos los campos obligatorios estén completados y enviá el documento a Custodia, dejándolo en la bandeja de Enviados.

 

Ingreso rápido de un proveedor

Al presionar el botón en el ingreso de información de un documento, el sistema validara el rut ingresado matemáticamente y consultara a la base de datos del sistema si este proveedor existe. En el caso de existir mostrar la información básica del proveedor, de lo contrario, se accede al formulario necesario para ingresar el proveedor.

La imagen anterior muestra como se ve la información de un proveedor encontrado.

En la imagen anterior el formulario que aparece cuando el rut de proveedor no es encontrado, por lo que podemos ingresar información básica del proveedor para continuar con el ingreso del documento sin salir hacia los Ajustes.

1. RUT: Rut del proveedor.
2. Razón Social: Nombre real de la empresa.
3. Nombre de fantasía: Nombre ficticio de la empresa, por lo general mas corto y fácil de recordar.

 

Bandeja Incompletos

En esta bandeja caen los documentos que no cuentan con todos los campos obligatorios ingresados, por lo que desde aquí es posible ir agregando los datos necesarios para ser enviados a Custodia poco a poco.

 Cuenta con las mismas funcionalidades que la bandeja de Recibidos, pero al momento de realizar una búsqueda se debe ingresar el Numero de documento que se ha ingresado.

 

Bandeja Ingresados

En esta bandeja aparecen los documentos a los que se la ingresados todos los datos obligatorios, pero no han sido enviados a Custodia para su recepción desde allá.

Cuenta con una funcionalidad adicional de "Enviar a Custodia" de manera mas directa, sin necesidad de abrir la ventana de "Ingresar". Esta acción abrirá un ventana de confirmación donde se exige su contraseña para continuar con la acción.

 

Bandeja Enviados

En esta bandeja están los documentos que han sido enviados a custodia, es decir, que han pasado la confirmación del punto anterior.

 En esta bandeja no hay mas acciones que tomar, pero se debe tener en cuenta que el registro del documento estará en esta bandeja hasta que desde Custodia se haya realizado la recepción correspondiente.

 

Bandeja Retornados

En esta bandeja se listan los documentos que son retornados (devueltos) por la jefatura de un Subdepartamento.

1. Permite reasignar el documento a un subdepartamento.
2. Ver información completa del documento, Detalle aquí.
3. Descargar el documento en PDF.
4. Ver el motivo por el cual retorno el documento.

Al presionar el botón se abrirá una ventana con los datos del departamento seleccionados anteriormente, los que se podrán modificar desde esta pantalla.

Aprobación de documentos

En esta sección sera posible aprobar la salida de los documentos que son solicitados a despachar (devolver) desde la Custodia de Finanzas, esto se hace para realizar una confirmación final de que realmente el documento debe salir des Servicio de Salud.

Consta de dos pestañas, la primea llamada "Pendientes" se listan los documentos que se han despachado de la Custodia y deben ser aprobados por Control para su salida. La segunda pestaña es "Aprobados" y es donde esta la lista de documentos a los que se le puede generar el oficio correspondiente.

Pendientes

1. Aprobar la salida de un documento desde Finanzas.
2. Ver toda la información de un documento, Detalle aquí.
3. Descargar el documento en PDF.
4. Retorna el documento a Custodia, esto en caso de error.

Cuando se presiona el botón se abrirá una ventana para la confirmación de la aprobación, la que exige la contraseña del usuario para continuar.

Aprobados

Cuando los documentos son aprobados desde "Pendientes" se cargan aquí para genera el oficio que corresponde para la salida de los documentos. Los documentos permanecerán en esta sección hasta que sea ingresado el folio valido entregado por Oficina de Partes cuando se firma el oficio.

Al momento de generar un oficio existen dos modalidades, una es de manera individual, cuando se genera un oficio por un documento y la modalidad múltiple, cuando seleccionamos mas de un documento que estará en el oficio.

 

Generar oficio individual

Al presionar el botón se abrirá una ventana con un pequeño formulario donde podremos seleccionar los funcionarios que conformaran el oficio a generar.

1. Director(a): Funcionario Director del establecimiento, es posible dejarlo como Titular o Subrogante con el switch ubicado a la derecha de dicho campo.
2. Subdirector(a) Administrativo: Funcionario que se encuentra ejerciendo dicho cargo al momento de generar el oficio.
3. Jefe Finanzas: Funcionario que se encuentra en la jefatura del Subdepartamento de Finanzas.

El documento resultante se verá de la siguiente manera:

La sigla "eps" corresponde al usuario que genero el oficio.

 

Generar oficio múltiple

Para generar un oficio con multiples documentos debemos seleccionarlos desde el mismo listado de la pestaña "Aprobados" utilizando las casillas dispuestas para ello en la parte izquierda del listado.

La primera casilla seleccionara todos los documentos que se encuentren en el listado. Una vez realizada la selección de documentos aparecerá un botón en la esquina superior derecha de la pantalla.

presionando dicho botón podremos realiza la generación del documento completando la misma información solicitada para un oficio individual.

Lo anterior cuenta con una validación especial, la que dicta que no es posible generar un oficio seleccionado documentos que pertenecen a distintos proveedores.

Lo anterior es advertido por el sistema de la siguiente manera:

El documento generado se ve de la siguiente manera:

 

 

 

Información de un documento

Esta ventana permite ver toda la información relacionada a un documento, esta dispuesta a través de todo el sistema por el botón llamado "Ver" que abre dicha ventana.

1. Datos del proveedor: Ingresados desde Ajustes -> Proveedores.
2. Datos del documento: Información ingresada desde Control y la verificación que se realiza desde Custodia.
3. Información adicional: Observaciones que se van ingresando a medida que el documento completa su paso por Finanzas.
4. Trazabilidad del documento: Indica los pasos que debe pasar el documento para su salida, con verde esta los pasos ya realizados y se muestra la información de cuando y quier hizo dicha acción, en negro es el paso en el que se encuentra el documento y con plomo los pasos que aun faltan por completar.
5. Mas abajo esta el documento subido desde Oficina de Partes en formato PDF.

Desde Custodia es posible modificar ciertos datos del documento, para hacerlo debe subirse un certificado que modifica el documento actual, con ello aparecerá una sección bajo la Trazabilidad con el historial de documentos anexados por modificación de datos.

Custodia

Recepción documentos

En esta sección se listan los documentos que han sido enviados desde el módulo de "Control". Desde aquí es posible realizar la recepción del documento y dejarlo en la custodia.

1. Búsqueda de documentos por su numero o un rango de fechas de vencimiento.
2. Recepción de un documento.
3. Filtrar el listado de las tablas por Proveedor, Tipo Documento o Motivo.
4. Ver toda la información de un documento, Detalle Aquí.
5. Descargar el documento en PDF.

Cuando presionamos el botón se abrirá un ventana donde es necesario poner su contraseña para realizar la recepción del documento en Custodia.

Una vez recepcionado el documento, este desaparecerá de este listado.

 

 

 

 

 

 

 

Documentos en custodia

En esta sección se encuentra todos los documentos que se encuentran en custodia, es decir, que han sido recepcionados desde el módulo de "Control", cabe mencionar que son los documentos de esta sección los que son visibles para las jefaturas de los demás Subdepartamentos.

1. Buscar documentos por un rango de fechas o por el numero del documento.
2. Indica si el documento ha sido o no verificado como valido.
3. Ver toda la información de un documento, Detalle Aquí.
4. Descargar el documento en PDF.
5. Modifica ciertos datos del documento, siempre y cuando se suba un documento que respalde el cambio.
6. Indica que el documento no ha sido verificado y permite marcarlo como verificado.

 

Verificar documento

Presionando "Sin verificar" desde la lista de documentos abrirá una ventana que nos pedirá confirmar la acción a realizar.

 

Modificar datos

Esta funcionalidad esta pensada para modificar la fecha de vencimiento y monto de un documento, esto se realiza mediante un certificado que avala el cambio. Este "Certificado" llega a Oficina de Partes de la misma manera que los demás documentos de garantía por lo que es posible saber el folio asociado al certificado.

Presionando en la opción "Modificar datos" desde la lista de documentos se abre una ventana para ingresar los datos necesarios que modificaran al documento original.

1. Folio panel del nuevo documento: Folio asignado desde PANEL
2. Nueva fecha de vencimiento: Se despliega un calendario para seleccionar la nueva fecha de vencimiento
3. Nuevo monto: Ingresar el nuevo monto.
4. Confirme con su contraseña: Es necesario confirmar con su contraseña para guardar los datos.

Cuando ingresado el Folio desde panel y presionamos el sistema mostrar una vista previa del documento para evitar errores de enlace de documentos.

Con los datos anteriores se modifican los recordatorios de vencimientos que tiene el documento.

 

 

 

 

 

Despachar documentos

Este es listado de documentos que han sido autorizados a devolver desde los demás subdepartamentos, desde aquí podremos despachar el documento hacia Control para ultima aprobación de salida.

1. Búsqueda de documentos por un rango de fechas o el numero de documento.
2. La tabla con el listado de documentos puede ser filtrada por la columnas de Motivo, Proveedores o Tipo de documento.
3. Despachar un documento para la autorización final en Custodia para la salida.
4. Ver toda la información de un documento, detalle aquí.
5. Retornar el documento al paso anterior, en este caso al subdepartamento que solicito la devolución del documento. Esto por si el subdepartamento a cargo comente un error al seleccionar un documento.

 

Despachar

Esta acción enviá el documento a Control para que se apruebe la salida definitiva del documento, para ello se debe presionar lo que abre una ventana donde se pedirá su contraseña para continuar.

 

Retornar

Para retornar un documento al subdepartamento que solicito una devolución debe ingresar su contraseña para ejecutar la acción.

 

Documentos

Documentos del departamento

En esta sección se listan los documentos que son asignados, desde Control, al funcionario jefe de un subdepartamento, el que tiene por misión asignar estos documentos al funcionario que se encuentra a cargo del proyecto al que esta ligado el documentos de garantía.

1. Es posible buscar documentos por un rango de fecha o el numero del documento.
2. Los documentos de la lista pueden ser filtrados por Proveedor, Tipo de documento o Motivo, para ello es necesario presionar el nombre de la columna, seleccionar los ítems por los que se quiere filtrar y presionar "Confirmar". Para quitar el filtro se presiona "Reiniciar".
3. Asignar el documento a un funcionario del subdepartamento, de no encontrar el funcionario es necesario contactar con Informática para incluir a la persona en el listado.
4. Ver toda la información de un documento, detalle aquí.
5. Descargar le documento en PDF.
6. Permite retornar el documento al subdepartamento de Finanzas si es que el documento en cuestión no pertenece a su subdepartmento, para ello se solicitará el motivo del retorno.

 

Asignar

Al presionar el botón  se abrirá una ventana en donde podrá seleccionar el funcionario que estará a cargo del documento de garantía.

• Funcionario: Lista desplegable donde están todos los funcionarios del subdepartamento. De no encontrarse el funcionario es necesario comunicarlo a Informática para proceder con la carga de dicho funcionario.

Una vez asignado el documento en la columna "Funcionario responsable" aparecerá el nombre del funcionario a quien se asigno el documento, con esto se comprueba que la asignación se realizo correctamente. Dicha asignación puede ser cambiada las veces que sea necesaria en caso de error o cuando resulte pertinente.

 

Retornar

EL retorno de un documento esta previsto cuando este no corresponde al subdepartamento, por lo que es necesario realizar el retorno de este documento a FInanzas para que ellos puedan reasignar el documento a quien corresponda.

• Motivo: Es necesario ingresar el motivo por el cual se esta retornado el documento de garantía.
• Contraseña: Se debe confirmar esta acción ingresando su contraseña.

 

 

Solicitud de documentos

Esta sección esta dedicada al funcionario responsable de documentos de garantía, aquí se listan los documentos que su jefatura le ha asignado. Desde aquí se podrá solicitar autorización, a la jefatura, para la devolución de documentos de garantía.

Si algún documento en la lista no corresponde que haya sido asignado a usted, debe informar a su jefatura o funcionario a cargo de la asignación de documento en el subdepartamento para que reasigne dicho documento a quien corresponda.

1. Es posible buscar documentos por un rango de fechas o por el numero del documento.
2. La lista de documentos puede ser filtrada de manera rápida por Proveedor, Tipo documento o Motivo, para ello debe presionar el nombre de la columna y seleccionar los ítems que desea filtrar para luego presionar "Confirmar". Para borrar el filtro se debe presionar "Reiniciar".
3. Solicitar la autorización para la devolución de un documento de garantía.
4. Ver toda la información relacionada al documento, detalle aquí.
5. Descargar el documento de garantía en PDF.

 

Solicitar

Para solicitar la autorización de devolución de un documento de garantía se debe presionar el botón  lo que abrirá una ventana donde se muestra información básica del documento y campos que deben ser llenados para efectuar la solicitud.

• Tipo de solicitud: Seleccione si la solicitud sera para devolución o cobro del documento.
• Justificación: Cuando el tipo de solicitud es para que el documento sea cobrado, se vuelve obligatorio ingresar una justificación.

 

 

Autorizar solicitudes

Desde esta sección se permite la autorización de devolución de documentos de garantías, es decir, se permite al subdepartamento de Finanzas devuelva el documento a la empresa que emitió dicho documento. Al autorizar un documento el sistema enviará una notificación a los encargados correspondientes de Finanzas.

Cuando se ha autorizado un documento por error es posible que Custodia retorne el documento a esta sección, siempre y cuando no se haya generado el oficio correspondiente y el documento no haya salido.

1. La columna "Tipo de solicitud" indicara si la solicitud es para devolución o cobro del documento de garantía.
2. Es posible filtrar la lista de documento al por Proveedor, Tipo de documento o Motivo, para ello debemos presionar el nombre de la columna y seleccionar los ítems que se quieren filtrar, luego presionar "Confirmar". Para quitar el filtro se debe presionar "Reiniciar".
3. Autorizar la solicitud de devolución o cobro del documento.
4. Ver toda la información del documento, detalle aquí.
5. Descargar el documento en PDF.
6. Retornar el documento al funcionario responsable.
7. El sistema permite una autorización masiva de documento, donde desde la lista es posible seleccionar varios documentos.

 

Autorizar

EL sistema permite autorizar un solo documento presionando el botón  que abrirá una ventana donde se muestra información básica del documento y es posible realizar la autorización.

• Contraseña: Es necesario ingresar su contraseña para realizar la autorización.
• Observación: Es posible dejar alguna observación a la autorización de ser pertinente.

Una segunda manera de autorización es la masiva, donde debemos seleccionar 2 o más documentos, es necesario tener en cuenta que esta opción nos mostrará información detallada de los documentos seleccionados. Al realizar la selecciona de documentos desde la lista aparecerá el un botón

Al presionar el botón de "Autorización masiva" se abrirá una ventana para continuar con el procedimiento.

• Se indica la cantidad de documentos que han sido seleccionados desde la lista.
• Contraseña: Es necesario ingresar su contraseña para proceder con la autorización masiva de documentos.

 

 

 

 

Reportes

Custodia, Entregados y Por vencer

Estos reportes tienen el mismo funcionamiento, solo cambia los registros que obtiene cada uno desde la base de datos. EL sistema permite generar el reporte en formato PDF o Excel según el usuario lo requiera.

1. Exportar datos aparecerá bloqueado en un inicio, ya que requiere una búsqueda previa para activarse, esto debido a la carga que conlleva para el servidor si se requiere generar un reporte con todos los registros.
2. Buscar documentos por un rango de fecha o por el numero del documento.
3. Ver toda la información de u documento, detalle aquí.

EL reporte de "Custodia" entrega los documentos que al momento del reporte se en encuentran en la custodia de Finanzas.

El reporte de "Entregados" son los documentos que ya han salido de la Custodia, es decir, que ya han sido aprobados por Control para su salida.

EL reporte de "Por Vencer" son los documentos que están próximos dentro de 15 días corridos a partir de la fecha actual.

 

Exportar datos

Para exportar datos es necesario realizar una búsqueda, esto debido a la carga que causaría un reporte de todos los registros del sistema. Realizar un reporte de este tipo con todo los registros provocaría una caída del servicio cuando el numero de documentos aumente con el paso del tiempo.

Una vez realizada un búsqueda también es posible seleccionar los documentos que se quieren aparezcan en el reporte desde la misma lista.

Para exportar los datos debemos presionar el botón  cuando este habilitado, esto abrirá una venta con las opciones de exportación.

Cuando es seleccionado el formato Excel no existen mas opciones y se puede realizar la exportación de los datos. La segunda opción es en Formato PDF los que despliega mas opciones a la exportación.

• Orientación: Dispone el PDF de forma Horizontal o Vertical según se seleccione esta opción.
• Columnas: Se permite la selección de la columnas que aparecerán el el documento PDF generado.

 

 

 

 

Arqueo diario

Este reporte tiene por objetivo entregar el listado de los documentos que se encuentran en custodia, añadiendo el dato del total en dinero que representan dichos documentos de garantía.

• Fecha: Seleccione la fecha en la se realizara el arqueo. El sistema tomara en cuenta los documentos que se encontraban en custodia en la fecha seleccionada.
• Formato de exportación: Permite la selección entre Excel o PDF.

Al seleccionar el formato en PDF es posible ver una opción mas, la que comprende que el documento resultante salga de manera Horizontal o Vertical.

Solo en el formato PDF se obtendrá el valor total de los documentos que están custodia, como se muestra en la siguiente imagen:

Búsqueda avanzada

Esta búsqueda permite encontrar documentos de manera mas especifica, también nos da la posibilidad de saber como se encontraba la custodia en una fecha determinada. Importante si se quiere saber si un documento especifico se encontraba en las despendencias de Finanzas en una fecha determinada.

1. EL formulario de búsqueda avanzada no dispone de variados campos para encontrar los documentos que son necesarios reportar.
2. Una vez realizada la búsqueda los registros de documentos aparecerán en un listado abajo del formulario.

 

Buscador avanzado

• Criterio de búsqueda: Según la opción seleccionada aparecerán o se esconderán campos en el formulario.
• Desde: Fecha de búsqueda o inicio de un rango de fechas.
• Hasta: Fecha de fin de un rango de fechas.
• Tipo de documento: Selección del tipo de documento para la búsqueda.
• Motivo del documento: Selección del motivo para la búsqueda.

El campo "Criterio de búsqueda" contiene tres opciones:

 

Estado de la custodia en una fecha determinada

Da a conocer los documento que se encontraban en la custodia en una fecha determinada o en un rango de fecha determinado por le usuario.

• Desde: Ingresando solo esta fecha se obtiene el estado de la custodia en esta fecha indicada
• Hasta: Al ingresar este datos, hace obligatorio el ingreso del campo "Desde" y completa el rango de fechas en la que se obtendrá los documentos que están en custodia en dichas fechas.

 

Por tipo de fecha de documentos

Esta opción incorpora la selección del tipo de fecha por el cual se quieren encontrar los documentos.

• Emisión: Fecha de emisión del documento ingresada por Control.
• Vencimiento: Fecha de vencimiento del documento ingresada por Control.
• Ingreso Oficina de Partes: Fecha en la que el documento ingreso al sistema PANEL.

 

Por RUT de proveedor

Permite buscar documentos asociados a un RUT de proveedor especifico, al seleccionar esta opción desperecen ciertos campos en el formulario de búsqueda avanzada.

• RUT del proveedor: Rut valido de un proveedor que se encuentra en el sistema.

 

Listado de resultados

Cuando la búsqueda retorna resultados, estos aparecerán en una lista bajo el formulario.

1. Exportar los registros encontrados
2. Selección de todos o algunos de los registros encontrados
3. Ver la información completa de un documento, detalle aquí.

La exportación de datos se realiza presionando el botón ubicado en la lista de resultados, nos permite exportar los datos en Excel o PDF.

Cuando selecciona el formato en Excel no hay mas opciones que intervengan, cuando se selecciona el formato en PDF podemos elegir ciertas opciones adicionales.

• Orientación: Si se quiere que el PDF resultante sea Horizontal o Vertical.
• Columnas: Permite seleccionar las columnas que aparecerán en el PDF.

 

Ajustes

Proveedores

Este mantenedor es el mas importante, debido a que comparte los proveedores ingresados en este sistema con los otros que conforman UNITY como es el ejemplo de GESflota. Lo anterior obliga a bloquear a todos los usuario el botón de eliminar.

1. Crear un nuevo proveedor
2. Ver la información de un proveedor
3. Editar los datos de un proveedor
4. Eliminar solo es visible por Informática.

Nuevo Proveedor

Presionando el botón se abrirá un ventana con el formulario a completar

• RUT: Ingresar un rut valido.
• Razón social: Nombre real de la empresa.
• Nombre de fantasía: Nombre de la empresa por lo general mas corto y fácil que la razón social.
• Email: Email valido de contacto con la empresa.
• Teléfono: Teléfono móvil o fijo según corresponda.
• Contacto: Nombre de la persona con la se mantiene contacto en la empresa.
• Región: Región en la que se ubica la empresa
• Provincia: Provincia en la que se ubica el proveedor:
• Comuna: Comuna en la que se ubica el proveedor.
• Dirección: Calle, numero y/o departamento donde esta la empresa. Este campo no es obligatorio al momento del ingreso pero si el sistema exige que se encuentre completado al momento de generar los oficios.

 

Ver información de un proveedor

Es posible ver de manera rápida los datos de un proveedor con el botón dispuesto en el listado.

 

Editar proveedor

Es posible modificar los datos de un proveedor con el botón ubicado en el listado.

 

Tipos de documentos

Estos registros son utilizados por Control al momento de ingresar los datos de un documentos de garantía.

1. Ingresar un nuevo tipo de documento
2. Editar un tipo de documento en la lista
3. Eliminar un tipo de documento, esto es permitido siempre y cuando no haya sido utilizado al momento de ingresar la informacion de un documento desde Control.

 

Nuevo tipo de documento

Presionando el botón se abrirá una ventana con el formulario a llenar para el ingreso de un nuevo registro.

• Tipo de documento: Es el nombre con el aparecerá la opción cuando se ingrese el tipo de documento desde Control.

 

Editar tipo de documento

Presionando el botón de la lista y se abrirá un ventana donde podremos actualizar los datos.

 

Eliminar tipo de documento

Esta acción no es posible revertirla y se permitirá eliminar el tipo de documento siempre y cuando no haya sido utilizada desde Control cuando se ingresa la información de un documento. El sistema pedirá una confirmación para continuar.

 

 

 

 

 

Motivos

Este mantenedor permite el ingreso de los motivos de documentos que son utilizados para el ingreso de información de un documento de garantía desde Control.

1. Ingresar nuevo motivo.
2. Editar un motivo.
3. Eliminar un motivo, siempre y cuando no haya sido utilizado por Control al momento de ingresar la información de un documento de garantía.

 

Nuevo motivo

Al presionar se abre una ventana donde es posible ingresar los datos para un nuevo motivo de documento.

• Motivo: Ingrese el nombre del motivo con el que aparecerá a Control.
• Diminutivo: Nombre corto de 3 letras para el motivo.

 

Editar motivo

Actualizar los datos de un motivo mediante el botón de la lista.

 

Eliminar motivo

Es posible eliminar un motivo siempre y cuando no haya sido utilizado por Control cuando se ingresa la información de un documento de garantía. Para ello presionamos el botón de la lista de motivos, esto no pedirá una confirmación.