Documentos

• Documentos del departamento
• Solicitud de documentos
• Autorizar solicitudes

Documentos del departamento

En esta sección se listan los documentos que son asignados, desde Control, al funcionario jefe de un subdepartamento, el que tiene por misión asignar estos documentos al funcionario que se encuentra a cargo del proyecto al que esta ligado el documentos de garantía.

1. Es posible buscar documentos por un rango de fecha o el numero del documento.
2. Los documentos de la lista pueden ser filtrados por Proveedor, Tipo de documento o Motivo, para ello es necesario presionar el nombre de la columna, seleccionar los ítems por los que se quiere filtrar y presionar "Confirmar". Para quitar el filtro se presiona "Reiniciar".
3. Asignar el documento a un funcionario del subdepartamento, de no encontrar el funcionario es necesario contactar con Informática para incluir a la persona en el listado.
4. Ver toda la información de un documento, detalle aquí.
5. Descargar le documento en PDF.
6. Permite retornar el documento al subdepartamento de Finanzas si es que el documento en cuestión no pertenece a su subdepartmento, para ello se solicitará el motivo del retorno.

 

Asignar

Al presionar el botón  se abrirá una ventana en donde podrá seleccionar el funcionario que estará a cargo del documento de garantía.

• Funcionario: Lista desplegable donde están todos los funcionarios del subdepartamento. De no encontrarse el funcionario es necesario comunicarlo a Informática para proceder con la carga de dicho funcionario.

Una vez asignado el documento en la columna "Funcionario responsable" aparecerá el nombre del funcionario a quien se asigno el documento, con esto se comprueba que la asignación se realizo correctamente. Dicha asignación puede ser cambiada las veces que sea necesaria en caso de error o cuando resulte pertinente.

 

Retornar

EL retorno de un documento esta previsto cuando este no corresponde al subdepartamento, por lo que es necesario realizar el retorno de este documento a FInanzas para que ellos puedan reasignar el documento a quien corresponda.

• Motivo: Es necesario ingresar el motivo por el cual se esta retornado el documento de garantía.
• Contraseña: Se debe confirmar esta acción ingresando su contraseña.

 

 

Solicitud de documentos

Esta sección esta dedicada al funcionario responsable de documentos de garantía, aquí se listan los documentos que su jefatura le ha asignado. Desde aquí se podrá solicitar autorización, a la jefatura, para la devolución de documentos de garantía.

Si algún documento en la lista no corresponde que haya sido asignado a usted, debe informar a su jefatura o funcionario a cargo de la asignación de documento en el subdepartamento para que reasigne dicho documento a quien corresponda.

1. Es posible buscar documentos por un rango de fechas o por el numero del documento.
2. La lista de documentos puede ser filtrada de manera rápida por Proveedor, Tipo documento o Motivo, para ello debe presionar el nombre de la columna y seleccionar los ítems que desea filtrar para luego presionar "Confirmar". Para borrar el filtro se debe presionar "Reiniciar".
3. Solicitar la autorización para la devolución de un documento de garantía.
4. Ver toda la información relacionada al documento, detalle aquí.
5. Descargar el documento de garantía en PDF.

 

Solicitar

Para solicitar la autorización de devolución de un documento de garantía se debe presionar el botón  lo que abrirá una ventana donde se muestra información básica del documento y campos que deben ser llenados para efectuar la solicitud.

• Tipo de solicitud: Seleccione si la solicitud sera para devolución o cobro del documento.
• Justificación: Cuando el tipo de solicitud es para que el documento sea cobrado, se vuelve obligatorio ingresar una justificación.

 

 

Autorizar solicitudes

Desde esta sección se permite la autorización de devolución de documentos de garantías, es decir, se permite al subdepartamento de Finanzas devuelva el documento a la empresa que emitió dicho documento. Al autorizar un documento el sistema enviará una notificación a los encargados correspondientes de Finanzas.

Cuando se ha autorizado un documento por error es posible que Custodia retorne el documento a esta sección, siempre y cuando no se haya generado el oficio correspondiente y el documento no haya salido.

1. La columna "Tipo de solicitud" indicara si la solicitud es para devolución o cobro del documento de garantía.
2. Es posible filtrar la lista de documento al por Proveedor, Tipo de documento o Motivo, para ello debemos presionar el nombre de la columna y seleccionar los ítems que se quieren filtrar, luego presionar "Confirmar". Para quitar el filtro se debe presionar "Reiniciar".
3. Autorizar la solicitud de devolución o cobro del documento.
4. Ver toda la información del documento, detalle aquí.
5. Descargar el documento en PDF.
6. Retornar el documento al funcionario responsable.
7. El sistema permite una autorización masiva de documento, donde desde la lista es posible seleccionar varios documentos.

 

Autorizar

EL sistema permite autorizar un solo documento presionando el botón  que abrirá una ventana donde se muestra información básica del documento y es posible realizar la autorización.

• Contraseña: Es necesario ingresar su contraseña para realizar la autorización.
• Observación: Es posible dejar alguna observación a la autorización de ser pertinente.

Una segunda manera de autorización es la masiva, donde debemos seleccionar 2 o más documentos, es necesario tener en cuenta que esta opción nos mostrará información detallada de los documentos seleccionados. Al realizar la selecciona de documentos desde la lista aparecerá el un botón

Al presionar el botón de "Autorización masiva" se abrirá una ventana para continuar con el procedimiento.

• Se indica la cantidad de documentos que han sido seleccionados desde la lista.
• Contraseña: Es necesario ingresar su contraseña para proceder con la autorización masiva de documentos.