Control

Bandeja de entrada
Aprobación de documentos
Información de un documento

Bandeja de entrada

Este modulo es el encargado de recibir los documentos de garantía que se ingresan desde el sistema PANEL en Oficina de Partes. El funcionamiento es el ingreso de los datos faltantes del documento desde la bandeja de Recibidos, donde puede ir pasando por otras bandejas hasta el momento en que se realiza el envió a Custodia.

Bandejas y Filtro

Como se muestra en la imagen anterior existen 5 bandejas y un campo para filtrar por departamento, cada bandeja tiene sus particularidades que se explican a continuación:

Recibidos: Aquí se listan los documentos de garantía que son ingresados en PANEL y que son clasificados como tal.
Incompletos: AL ingresar los datos de un documentos es posible dejar campos obligatorios en blanco a modo de un guardado como borrador, estos documentos con información obligatoria incompleta quedan en esta bandeja para completar la información mas adelante.
Ingresados: Son los documentos a los que se la han ingresado todos los campos obligatorios, pero que no han sido enviados a Custodia para ser recibidos.
Enviados: Listado de documentos que se han enviado a Custodia para ser recibidos, pero que desde allí aun no se realizado la recepción. Estos documentos saldrán de esta bandeja unicamente cuando desde Custodia se realice la recepción.
Retornados: Documentos que han sido retornados por algún departamento que, en general, dicho documento no les pertenece. Desde aquí es posible reasignar el documento.

El filtro por Unidad Tiene la misión de filtrar el listado de documentos por el subdepartamento al que fue asignado un documento. Este filtro no funciona para la bandeja de Recepción y tampoco se tomara documentos a los que no se le ha asignado un subdepartamento responsable. También cabe mencionar que este filtro es persistente entre las bandejas, es decir, cuando seleccionemos otra bandeja, después de seleccionar el filtro, dicho filtro se aplicara a la nueva bandeja seleccionada. Es necesario quitar el filtro desde el Filtro por Unidad para ver el listado completo.

Bandeja Recibidos

Bandejas de los documentos.
Muestra el numero de documentos por recibir.
Busca un documento por el folio de un documento, entregado por PANEL.
Abre una ventana para ingresar la información de un documento.
Permite ver toda la información acerca del documento y la trazabilidad de este (Linea de tiempo de los pasos que ha seguido) Detalle aquí.
Descargar el documento en PDF, que fue subido desde Oficina de Partes al sistema PANEL.
Filtros y ordenamiento de la tabla que contiene la lista de documentos (Esto aplica para la mayoría de la listas a través del sistema). En la lista se pueden seleccionar los ítems para filtrar la lista presionando "Confirmar", para quitar el filtro debemos pulsar "Reiniciar".

Completar información del Documentos

Al presionar se abrirá una ventana modal donde podrá ingresar los datos necesarios para el ingreso del documento de garantía al sistema GEScid.

Los campos marcados con * son de carácter obligatorio:

Número del documento: Se ingresa el numero que tiene el documento de garantía, se permite el ingreso de números y letras.
Institución emisora: Ingresar la institución de la cual proviene el documento como por ejemplo un banco o aseguradora.
Fecha emisión: Se despliega un calendario para la selección de la fecha de emisión del documento.
Fecha de vencimiento: Se despliega un calendario para la selección de fecha.
Número de licitación: Numero a la licitación que el documento esta ligado, permite ingresar números, letras y guiones.
Tipo de documentos: Despliega opciones ingresadas en "Ajustes -> Tipos de documentos".
Motivo: Despliega opciones ingresadas en "Ajustes -> Motivos".
Monto: Monto de dinero del documento.
RUT: Rut del proveedor al que esta ligado el documento.
Consultar: Consulta si el rut ingresado existe como proveedor en el sistema. De no existir permite un ingreso rápido del proveedor.
Subdepartamento responsable: Se selecciona el departamento al que pertenece el documento de garantía.
Funcionario a cargo del subdepartamento: Jefatura a la cual se le asignara el documento.
Observación: Cualquier argumento relevante y necesario que debe ser ingresado para conocimiento de los demás usuarios.
Guardar Cambios: Guarda los cambios sin realizar una validación de datos necesario para enviar a custodia.
Guardar y Enviar a Custodia: Exige que todos los campos obligatorios estén completados y enviá el documento a Custodia, dejándolo en la bandeja de Enviados.

Ingreso rápido de un proveedor

Al presionar el botón en el ingreso de información de un documento, el sistema validara el rut ingresado matemáticamente y consultara a la base de datos del sistema si este proveedor existe. En el caso de existir mostrar la información básica del proveedor, de lo contrario, se accede al formulario necesario para ingresar el proveedor.

La imagen anterior muestra como se ve la información de un proveedor encontrado.

En la imagen anterior el formulario que aparece cuando el rut de proveedor no es encontrado, por lo que podemos ingresar información básica del proveedor para continuar con el ingreso del documento sin salir hacia los Ajustes.

RUT: Rut del proveedor.
Razón Social: Nombre real de la empresa.
Nombre de fantasía: Nombre ficticio de la empresa, por lo general mas corto y fácil de recordar.

Bandeja Incompletos

En esta bandeja caen los documentos que no cuentan con todos los campos obligatorios ingresados, por lo que desde aquí es posible ir agregando los datos necesarios para ser enviados a Custodia poco a poco.

Cuenta con las mismas funcionalidades que la bandeja de Recibidos, pero al momento de realizar una búsqueda se debe ingresar el Numero de documento que se ha ingresado.

Bandeja Ingresados

En esta bandeja aparecen los documentos a los que se la ingresados todos los datos obligatorios, pero no han sido enviados a Custodia para su recepción desde allá.

Cuenta con una funcionalidad adicional de "Enviar a Custodia" de manera mas directa, sin necesidad de abrir la ventana de "Ingresar". Esta acción abrirá un ventana de confirmación donde se exige su contraseña para continuar con la acción.

Bandeja Enviados

En esta bandeja están los documentos que han sido enviados a custodia, es decir, que han pasado la confirmación del punto anterior.

En esta bandeja no hay mas acciones que tomar, pero se debe tener en cuenta que el registro del documento estará en esta bandeja hasta que desde Custodia se haya realizado la recepción correspondiente.

Bandeja Retornados

En esta bandeja se listan los documentos que son retornados (devueltos) por la jefatura de un Subdepartamento.

Permite reasignar el documento a un subdepartamento.
Ver información completa del documento, Detalle aquí.
Descargar el documento en PDF.
Ver el motivo por el cual retorno el documento.

Al presionar el botón se abrirá una ventana con los datos del departamento seleccionados anteriormente, los que se podrán modificar desde esta pantalla.

Aprobación de documentos

En esta sección sera posible aprobar la salida de los documentos que son solicitados a despachar (devolver) desde la Custodia de Finanzas, esto se hace para realizar una confirmación final de que realmente el documento debe salir des Servicio de Salud.

Consta de dos pestañas, la primea llamada "Pendientes" se listan los documentos que se han despachado de la Custodia y deben ser aprobados por Control para su salida. La segunda pestaña es "Aprobados" y es donde esta la lista de documentos a los que se le puede generar el oficio correspondiente.

Pendientes

Aprobar la salida de un documento desde Finanzas.
Ver toda la información de un documento, Detalle aquí.
Descargar el documento en PDF.
Retorna el documento a Custodia, esto en caso de error.

Cuando se presiona el botón se abrirá una ventana para la confirmación de la aprobación, la que exige la contraseña del usuario para continuar.

Aprobados

Cuando los documentos son aprobados desde "Pendientes" se cargan aquí para genera el oficio que corresponde para la salida de los documentos. Los documentos permanecerán en esta sección hasta que sea ingresado el folio valido entregado por Oficina de Partes cuando se firma el oficio.

Al momento de generar un oficio existen dos modalidades, una es de manera individual, cuando se genera un oficio por un documento y la modalidad múltiple, cuando seleccionamos mas de un documento que estará en el oficio.

Generar oficio individual

Al presionar el botón se abrirá una ventana con un pequeño formulario donde podremos seleccionar los funcionarios que conformaran el oficio a generar.

Director(a): Funcionario Director del establecimiento, es posible dejarlo como Titular o Subrogante con el switch ubicado a la derecha de dicho campo.
Subdirector(a) Administrativo: Funcionario que se encuentra ejerciendo dicho cargo al momento de generar el oficio.
Jefe Finanzas: Funcionario que se encuentra en la jefatura del Subdepartamento de Finanzas.

El documento resultante se verá de la siguiente manera:

La sigla "eps" corresponde al usuario que genero el oficio.

Generar oficio múltiple

Para generar un oficio con multiples documentos debemos seleccionarlos desde el mismo listado de la pestaña "Aprobados" utilizando las casillas dispuestas para ello en la parte izquierda del listado.

La primera casilla seleccionara todos los documentos que se encuentren en el listado. Una vez realizada la selección de documentos aparecerá un botón en la esquina superior derecha de la pantalla.

presionando dicho botón podremos realiza la generación del documento completando la misma información solicitada para un oficio individual.

Lo anterior cuenta con una validación especial, la que dicta que no es posible generar un oficio seleccionado documentos que pertenecen a distintos proveedores.

Lo anterior es advertido por el sistema de la siguiente manera:

El documento generado se ve de la siguiente manera:

Información de un documento

Esta ventana permite ver toda la información relacionada a un documento, esta dispuesta a través de todo el sistema por el botón llamado "Ver" que abre dicha ventana.

Datos del proveedor: Ingresados desde Ajustes -> Proveedores.
Datos del documento: Información ingresada desde Control y la verificación que se realiza desde Custodia.
Información adicional: Observaciones que se van ingresando a medida que el documento completa su paso por Finanzas.
Trazabilidad del documento: Indica los pasos que debe pasar el documento para su salida, con verde esta los pasos ya realizados y se muestra la información de cuando y quier hizo dicha acción, en negro es el paso en el que se encuentra el documento y con plomo los pasos que aun faltan por completar.
Mas abajo esta el documento subido desde Oficina de Partes en formato PDF.

Desde Custodia es posible modificar ciertos datos del documento, para hacerlo debe subirse un certificado que modifica el documento actual, con ello aparecerá una sección bajo la Trazabilidad con el historial de documentos anexados por modificación de datos.